Hoe werkt het?

Statler is: multi user | multi property | multi currency | meertalig | online SAAS | meteen inzetbaar

 

Statler biedt: snel inzicht in de cijfers | een licentie per hotel, niet per gebruiker | volledige functionaliteit voor alle gebruikers | gebruikers met ieder hun rechten op alleen die data die voor hun toegankelijk is | overzichtelijke audit trail



Het platform

 

Statler is de online tool voor het maken en beheren van het hotel budget, het bijhouden van de forecast en het weergeven de financiële gegevens in de vorm van rapportages, en grafische KPI's. De online methode van het verwerken van data stelt hotels in staat met meerdere personen tegelijk aan deze gegevens te werken. Tevens kan er worden gerapporteerd op individueel hotel niveau, maar ook op groeps- of keten niveau.

De budget en forecast gegevens worden ingevoerd op het niveau van grootboeknummers, waardoor gedetailleerd inzicht verkregen wordt in de financiële operatie van het hotel, of de keten.

 

Configuratie

 

Statler kan worden gebruikt door hotel ketens, maar ook door individuele hotels. De configuratie biedt ruimte voor het opbouwen van de hotel setup op verschillende niveaus (keten, hotel, afdeling, kostenplaats en grootboeknummer)  en kan daardoor naadloos aansluiten op de financiële en operationele inrichting van ieder hotelbedrijf. Daarnaast biedt Statler een standaard grootboekschema gebaseerd op het Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI), waardoor de configuratie snel en eenvoudig verloopt, en het systeem snel inzetbaar is.

De verschillende gebruikers binnen het hotel kunnen in het systeem worden aangemaakt met een duidelijke rechten structuur. Zo hebben gebruikers alleen toegang tot de data waartoe zij gerechtigd zijn, en kunnen zij met die data alleen de bewerkingen uitvoeren die hun profiel toelaat.

 

Budget

 

Nadat de configuratie is opgebouwd, kan het budget opgebouwd worden. Medewerkers in het hotel kunnen desgewenst ieder voor hun eigen afdeling de gegevens invoeren, maar dat kan ook centraal plaatsvinden. Invoeren van de budgetgegevens vindt plaats op grootboeknummer niveau. Naast handmatige invoer van deze gegevens, is er ook een uitgebreide set calculatietools voorhanden die het grootste deel van het werk uit handen nemen. Hiermee kan in het budget calculaties worden ingebouwd op basis van reeds aanwezige budget gegevens. 

Invoer van de budget gegevens vindt plaats in een overzichtelijk scherm met de 12 maanden van het jaar naast elkaar weergeven, terwijl het scherm dynamisch alle ingevoerde data meteen verwerkt, en direct de totalen zichtbaar zijn.

 

Forecast

 

Nadat het budget is goedgekeurd, kan dit proces worden afgesloten door het budget te bevriezen. Hierbij wordt dan meteen de gegevens voor de forecast gecreëerd. Tijdens het jaar kan deze forecast op dezelfde manier up-to-date worden gehouden in een scherm identiek aan het budget scherm. Uiteraard worden de calculaties ook meegenomen, waardoor het bijhouden van de forecast eenvoudig is te doen.

 

Actual data

 

Iedere maand worden de maand totalen vanuit de accounting software in het platform ingelezen. De dynamische data-upload functie in Statler maakt het mogelijk gegevens vanuit ieder boekhoud pakket in te lezen. Tevens bestaat de mogelijkheid om handmatig data in te voeren. Naast de financiële data kunnen ook de statistieken worden ingelezen.

 

KPI's

 

De belangrijkste KPI's worden grafisch weergegeven in een dashboard, dat door de medewerkers zelf te configureren is. Hierin worden de maand actueels afgezet tegen het budget, de gegevens van het vorig jaar en de forecast voor hetzelfde jaar. De weergave van deze KPI's vindt plaats voor de hele keten of op subgroepen geconsolideerd, maar ook per individueel hotel. De data kan worden bekeken per maand, of op basis van year to data. Tevens is het mogelijk op verschillende manieren door deze data te drillen, waardoor bijvoorbeeld de gegevens van verschillende hotels of steden met elkaar vergeleken kunnen worden, of kan de data worden ingezien met verschillende maanden naast elkaar.

 

Rapporten

 

Statler creëert op basis van de ingevoerde gegevens verschillende rapporten. De P&L rapportages maken daar uiteraard onderdeel van uit, zowel op hoofd niveau als ook de onderliggende details pagina's van de verschillende afdelingen. Daarnaast is er ook een uitgebreid forecast rapport beschikbaar. Deze rapportages zijn reeds gecongigureerd en dus meteen beschikbaar. Tevens zijn deze meteen snel beschikbaar op het moment dat de maand data is ingelezen. Data op de rapportage wordt weergeven op maandbasis, alsmede year-to-date. En ook voor de rapportages geldt dat deze beschikbaar zijn voor zowel het individuele hotel, als ook geconsolideerd voor verschillende hotels, en natuurlijk op keten niveau.

Tevens is er de mogelijkheid om binnen de geconsolideerde p&l rapportages correcties op te nemen voor intercompany transacties binnen de hotel keten.